Rentabilität im Büro

Vor zehn Jah­ren haben Unter­neh­mer mög­li­cher­weise noch nicht damit gerech­net, sich jemals inten­siv mit Fra­gen der Büro­or­ga­ni­sa­tion aus­ein­an­der­set­zen zu müs­sen. Die Ver­wal­tungs­ar­bei­ten konn­ten sei­ner­zeit mit den vor­han­de­nen Struk­tu­ren weit­ge­hend rei­bungs­los abge­wi­ckelt wer­den. Markt­lage und Preis­ge­füge über­deck­ten so man­chen orga­ni­sa­to­ri­schen und kal­ku­la­to­ri­schen Man­gel. Zwi­schen­zeit­lich hat sich man­ches geän­dert. Die Zahl der Verwaltungs-Beschäftigten hat sich bran­chen­über­grei­fend fast ver­drei­facht. Führte frü­her jedes zweite Ange­bot zu einem Auf­trag, so müs­sen heute zehn auf­wen­dige und kos­ten­in­ten­sive Kal­ku­la­tio­nen erstellt wer­den, um zum Erfolg zu kom­men. Konnte man vor Jah­ren man­che Abma­chung münd­lich tref­fen, ohne Gefahr zu lau­fen, dass sie am Ende zum Nach­teil gewer­tet wurde, muss heute jede Ver­ein­ba­rung aus­drück­lich rück­be­stä­tigt werden.

Mehr­leis­tun­gen sind schrift­lich zu begrün­den, Auf­trags­un­ter­la­gen auf­wen­di­gen Prü­fungs­ver­fah­ren zu unter­zie­hen. Allein die Orga­ni­sa­tion von Ent­sor­gungs­maß­nah­men, die Befol­gung von Umwelt­auf­la­gen und die Neu­struk­tu­rie­rung der Lager­be­stände unter dem Gesichts­punkt mini­ma­ler Ver­pa­ckungs– und Trans­ports­auf­wands erfor­dern heute — und das nicht nur bei Westaf­lex — einen Ver­wal­tungs­be­darf, mit dem sich in frü­he­ren Jah­ren das kom­plette Unter­neh­men steu­ern ließ. Ganz offen­sicht­lich und his­to­risch gese­hen, wurde der erheb­li­che Bedarf an büro­or­ga­ni­sa­to­ri­schem Wis­sen, als die Ver­le­gung des Unter­neh­mens in grö­ßere Räum­lich­kei­ten anstand. Fra­gen, um die man sich frü­her nie aus­drück­lich küm­merte, gewan­nen an Bedeu­tung. In wel­cher Form sol­len Auf­trags­in­for­ma­tio­nen an die Mit­ar­bei­ter im Lager und in der Mon­tage wei­ter­ge­ge­ben wer­den? Macht man das tra­di­tio­nell mit schrift­li­chen Auf­trä­gen, die viel­leicht sogar noch von Hand mit Hin­wei­sen aus­ge­füllt wer­den, oder kann man Mit­ar­bei­tern die not­wen­di­gen Anga­ben zur Leis­tungs­er­stel­lung per Bild­schirm über­mit­teln? Ist es über­haupt noch not­wen­dig, dass die Boten wie seit Gene­ra­tio­nen mor­gens quer durch die Stadt fah­ren, ledig­lich, um ein Blatt Papier abzu­ho­len, auf dem der Auf­trag beschrie­ben ist? Kann die­ser Vor­gang nicht ebenso über Fax oder EDI abge­wi­ckelt werden?

Aber auch auf dem Betriebs­ge­lände Güters­lo­her Fir­men ließ sich so man­cher Euro orga­ni­sa­to­risch ein­spa­ren, ohne dass dadurch not­wen­dige kom­mu­ni­ka­tive Bezie­hun­gen und Frei­räume ein­ge­engt wur­den. Durch die Neu­kon­zep­tion von Ver­wal­tungs­ab­läu­fen konnte man Wege und War­te­zei­ten für Mit­ar­bei­ter und Besu­cher erheb­lich ver­rin­gern. Über mobile Ruf­sys­teme las­sen sich Mate­ria­lien so bereit­stel­len, dass sie direkt abge­holt wer­den kön­nen, und Rück­fra­gen erfor­dern nicht mehr in jedem Fall, dass ein Arbeits­platz ver­las­sen wird. Sowohl über Tas­ta­tur als auch über Tele­fon kann jeder das interne Infor­ma­ti­ons– und Wis­sens­netz nutzen.

Ren­ta­bi­li­täts­über­le­gun­gen waren es eben­falls, die zu einer regel­rech­ten Suche nach Mög­lich­kei­ten führte, wel­che Ver­wal­tungs­leis­tung man im Rah­men der not­wen­di­gen Neu­struk­tu­rie­rung des Unter­neh­mens nach außen abge­ben könne. Zwar muss­ten erheb­li­che Wider­stände über­wun­den wer­den, doch zeig­ten sich schließ­lich alle Betei­lig­ten davon über­zeugt, dass es sinn­voll ist, Outsourcing-Methoden ein­zu­set­zen, sofern dadurch die Hand­lungs­fä­hig­keit des jewei­li­gen Unter­neh­mens nicht beein­träch­tigt wird.

Heute arbei­tet man ggf. mit einem exter­nen Schreib­büro, das bei Bedarfs­spit­zen und Son­der­ak­tio­nen ein­ge­setzt wird, ebenso zusam­men wie mit einem Rechen­zen­trum, das die Buch­hal­tungs­ar­bei­ten abwi­ckelt und die Daten­si­che­rung für das haus­in­terne Netz über­nimmt. Auch die tech­ni­sche Biblio­thek wurde weit­ge­hend abge­schafft, und man greift auf Wis­sens­da­ten­ban­ken und dem Inter­net zurück, die Infor­ma­tio­nen schnel­ler und aktu­el­ler bie­ten. Das alles hatte sei­nen Preis. Mit­ar­bei­ter muss­ten über­zeugt, Inves­ti­tio­nen finan­ziert und nicht zuletzt Ver­trauen zu einem Bera­ter auf­ge­baut wer­den, dem Bera­ter für Pro­zess– und Unter­neh­mens­or­ga­ni­sa­tion, den man noch vor ganz kur­zer Zeit für ent­behr­lich hielt.