22. August 2010 von JWD (199 Posts)
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Jeder Führungskraft kann m.E. Anhand ihres eigenen Terminkalenders prüfen, wie oft sie wie lange Zeit in Besprechungen und Konferenzen verbringen muss. Immer wieder haben zudem Untersuchungen in europäischen Unternehmen zutage gefördert, dass die Untergrenze bei 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit liegt, wobei die Konferenzzeiten um so höhere Anteile der täglichen Arbeitszeit in Anspruch nehmen, je höher der Rang im Management ist. Hier wurden Spitzenwerte zwischen 80 und 90 Prozent festgestellt, was nicht verwunderlich ist: Management erfordert ein hohes Maß an Informationsaustausch, Kommunikation und Kontrolle. An der Spitze haben nicht „die Macher“, hier haben die Entscheider und Veranlasser ihren Platz.
Schon derjenige, der lediglich 50 Prozent seiner Arbeitszeit in Sitzungen verbringt, kann ein einfaches Rechenexempel aufstellen: Er addiert seinem Bruttogehalt den unsichtbaren Lohn, den Gesamtaufwand für seinen Arbeitsplatz und die Extras. Eine Faustformel besagt, dass hierfür noch einmal ein Beitrag angesetzt werden sollte, der dem Bruttogehalt entspricht. Berechnet man von dieser Gesamtsumme 50 Prozent, so geht daraus hervor, dass – rein aus Sicht auf die Personalkosten – für Sitzungen und Konferenzen jährlich mindestens das Jahresbruttegehalt aller Führungskräfte investiert wird. Dieser Betrag geht schon bei einem Mittelbetrieb in die Millionen – und entspricht dabei der Untergrenze. Je höher die Managementebene, desto höher die Summe: Wie aber sieht es mit dem Gegenwert aus?
Nur selten zeigen sich Konferenzteilnehmer mit den Ergebnissen zufrieden. 10 bis 30 Prozent dieses von Controllern kaum beachteten Konferenzaufwands lassen sich – je nach Ausgangssituation eines Unternehmens – ohne große Schwierigkeiten einsparen.
Verräterisch müssten schon allein die Bezeichnungen „Sitzungen“, „Meeting“ oder „Besprechung“ wirken. Suggerieren sie doch, der Zweck sei das „Sitzen“, das „Sich-Treffen“ oder das „Besprechen“. In der Tat verbergen sich hinter dem Konferenzgeschehen tief verborgene Rituale, die lustbetont und äußerst schwer zu durchbrechen sind. Sie sind vergleichbar mit dem „Palaver“ anderer Kulturen. An solchen Ritualen teilhaben zu dürfen ist mit Prestige verbunden und legitimiert zur Abwesenheit am Arbeitsplatz. Darüber sollte man sich nicht durch Seufzer täuschen lassen wie „Jetzt muss ich schon wieder in diese blöde Sitzung“. Will man durch systematisches Konferenz-Management Zigtausende von Euros einsparen, trifft man nur vordergründig auf Beifall, unterschwellig muss man mit hinhaltendem Widerstand rechnen.
Jedes Thema einer Konferenz oder Besprechung muss ein Teilziel auf dem Weg zu einem sinnvollen Gesamtziel darstellen. Tagesordnungspunkte sind dementsprechend konsequent durch Tagesordnungsziele zu ersetzen. Schon diese scheinbar kleine Änderung in der Wortwahl kann Wunder wirken!
Was will derjenige, der dieses Thema auf die Tagesordnung setzte, zusammen mit den anderen während der Konferenz erreichen?
Ist dieses Ziel realistisch in der zur Verfügung stehenden Zeit?
Sind dazu alle eingeladenen Personen erforderlich? Sind eventuell aufgrund bestehender Rituale Personen nicht eingeladen, die aus erster Hand Informationen oder Erfahrungen beisteuern können?
Sind Personen aufgrund bestehender Rituale anwesend, die das Thema gar nicht betrifft und die wahrscheinlich gar nichts beisteuern können? Warum?
Ist den Teilnehmern vorher bekannt, welches Teilziel erreicht werden soll? Haben sie die Möglichkeit, sich bestmöglich darauf vorzubereiten?
Welche Mittel können das Erreichen der Ziele fördern? Folien? Charts? Bildschirmpräsentationen? Können diese Visualisierungen schon zur Vorbereitung ausgehändigt werden?
Welche Vissualisierungsmöglichkeiten sind vorgesehen?
Wie kann die Kreativität der Teilnehmer aktiviert werden? Pinwände? Tafeln? Kreativitätsmethoden?
Schon allein durch die Beachtung dieser Fragen können erfahrungsgemäss Dauer, Ergiebigkeit und damit Kosten einer Konferenz erheblich optimiert werden. Visualisierung ist ein Muss, denn die rechte Gehirnhälfte, die unter anderem Bilder, grafische Darstellungen und Strukturen mit unvorstellbarer Geschwindigkeit simultan verarbeitet, kommt der schnell ermüdenden linken Gehirnhälfte, die digitale Informationen sukzessiv zu analysieren und zu verstehen versucht, optimal zur Hilfe. Der Volksmund weiss: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
Fragt man daher Konferenzteilnehmer im eigenen Hause, was ihnen am häufigsten auf die Nerven geht, erhalte ich meist spontan folgende kritische Anmerkungen:
Disziplinlosigkeit, Ziellosigkeit (Durcheinanderreden, oberflächliches Driften von Thema zu Thema, Abschweifungen unter anderem);
lange Monologe, insbesondere der Chefs und Wichtigtuer;
die Unfähigkeit, aktiv zuzuhören;
destruktive Kommunikation (Schuldzuweisungen, Herabsetzungen, Ignoranz gegenüber anderen Argumenten unter anderem);
vorgefasste Meinungen;
Machtspiele;
mangelhafte Konferenzführung.
Viele dieser Mängel lassen sich durch eine gute Moderation vermeiden; allerdings müsste der Moderator/in auch über Autorität und Erfahrung verfügen. Es bewährt sich deshalb, je nach Größe eines Unternehmens ein oder mehrere Führungskräfte zu Konferenzmoderatoren heranzubilden, die dann ihrerseits Wissen weitergeben. Die Kosten dafür lassen sich leicht aus den erzielten Ergebnissen finanzieren.
Eigenartigerweise wird bei Protokollen oft des Guten zuviel getan: es hat für mich den Anschein, als wolle man mit umfangreichen Niederschriften die Dürftigkeit der Ergebnisse kaschieren. Meist würde eine karge tabellarische Aufstellung genügen, die zu den einzelnen Projektzielen die Fragen beantwortet: Wer macht was bis wann mit welchem meßbaren Ergebnis?
Ein solche Protokoll erleichtert die nachhaltige Erfolgskontrolle in Form einer Offenen-Posten-Buchhaltung. Denn nun gilt es, die gefassten Beschlüsse konsequent in die Tat umzusetzen und jenen Beine zu machen, die säumig sind.
Wer am Ende einer jeden Konferenz an die Teilnehmer ein Blatt austeilt, auf dem um Verbesserungsvorschläge gebeten wird, etwa mit dem Text: „Wir haben jetzt drei Stunden konferiert. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden? Welche Verbesserungen schlagen Sie vor?“, der wird viele übereinstimmende Vorschläge erhalten. Setzt man sie um, wird man schon nach drei Konferenzen feststellen, dass diese kürzer, knapper, präziser und effizienter verlaufen.
Ein deutscher Kirchenfürst soll das 11. Gebot so formuliert haben: „Du sollst keine unnütze Konferenz einberufen!“ Dem ist eigentlich nichts hinzuzufügen, doch muss man – in meinen Augen — das differenzierter sehen. Zum Beispiel brauchten viele konventionelle Konferenzen gar nicht stattfinden, wenn man sich statt dessen eine Telefon-Konferenz mit Video-Unterstützung arrangieren lässt. Das erspart Fahrtzeiten, Reisekosten, Gefährdungen – und jede gute Sekretärin weiss, wie leicht eine solche Telefon-Konferenz zu organisieren ist. Auch die Möglichkeit von browserbasierten Video-Konferenzen kann man sich erschließen. Man muss dafür nicht über ein eigenes Studio verfügen. DSL und VPN mach auch hier schon einiges/vieles möglich. Effizientes Konferenzmanagement ist keine Hexerei, aber liebgewonnene Rituale zu zerstören, braucht Ausdauer.
Bring die Sache ins Rollen, und füll das untere Formular aus.